Dans cet article, Maguy Giardi, directrice du pôle social chez PNM, et toute son équipe décryptent pour vous le déroulé des contrôles d'URSSAF.
Le contrôle
Les cotisations sociales destinées à financer les prestations sociales sont calculées et payées à l’URSSAF via la DSN – Déclaration Sociale Nominative. Le contrôle permet de vérifier la bonne application des législations relatives aux cotisations, et contributions obligatoires et de s'assurer de l'exactitude des déclarations.
Un contrôle peut intervenir à tout moment de la vie de la société. Celui-ci sera notifié par courrier recommandé au minimum 30 jours avant la date du début effectif des opérations de contrôle.
Cet avis mentionnera une liste de documents et d'informations nécessaires aux opérations de contrôle comme par exemple, les documents suivants :
- Sociaux : dossiers du personnel, contrats de travail, tout document ou support permettant de reconstituer les éléments de paie …
- Comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, fichier des écritures comptables…
- Fiscaux : liasses fiscales, avis d'imposition…
- Juridiques : statuts des sociétés, procès-verbaux d’assemblée générale, transactions, jugements de conseils de prud'hommes…
Deux types de contrôles sont possibles :
- Le contrôle sur place qui se déroule en partie dans les locaux de l’entreprise ;
- Le contrôle sur pièces qui se déroule exclusivement dans les locaux de l’URSSAF.
La présence du chef d’entreprise est souhaitée au moins en début et en fin du contrôle. Toutefois il peut décider de se faire assister ou de se faire représenter par un conseil, comme par exemple son cabinet d’expertise comptable.
Le contrôle permet de vérifier les cotisations et contributions non prescrites, 3 ans à compter de l'expiration de l'année civile au titre de laquelle elles sont dues. En cas de constatation d’une infraction de travail illégal, ce délai de prescription peut être porté à 5 ans.
Le contrôle sur place se déroule principalement dans les locaux de l’entreprise, il est toutefois possible de demander que la vérification soit faite dans les locaux du cabinet d’expertise comptable. Le contrôle sur pièces se déroule dans les locaux de l’Urssaf.
À l’issue de chaque contrôle, un document intitulé « Lettre d'observations » est adressé à l’employeur. Ce document indique les observations faites au cours du contrôle, les redressements envisagés, ou encore les calculs. L’employeur dispose d’un délai de 30 jours (60 jours s’il demande sa prolongation) pour échanger avec le contrôleur afin de lui faire part de ses remarques et lui apporter si possible des éléments nouveaux.
A la fin de ce délai, si les explications de l’employeur ne s’avèrent pas suffisantes pour le contrôleur, un document intitulé « Mise en demeure », lui sera adressé. Les sommes correspondantes aux redressements auxquelles s'ajouteront, selon la situation, les majorations de retard initiales et complémentaires devront être réglées dans le mois qui suit la réception du courrier.
Les principaux chefs de redressement (liste non exhaustive)
- La Prime Partage de la Valeur :
Pour bénéficier de l’exonération de cette prime, certaines conditions sont nécessaires : respecter la limite d’exonération, suivre les critères de modulation, rédiger l’acte juridique justifiant le versement de la prime.
- Les avantages en nature :
L'avantage en nature résulte de l'usage privé par le salarié d'un bien pour lequel il bénéficie d'une mise à disposition permanente de l’employeur : voiture, téléphone …
En l'absence de justificatifs établissant que le bien a un usage exclusivement professionnel, un avantage en nature sera calculé et le montant sera réintégré dans la base de cotisation.
- Les contrats collectifs : Mutuelle, Prévoyance et Retraite
Afin de bénéficier de l’exonération des contributions patronales destinées au financement des prestations de protection sociale complémentaire, ces contrats doivent revêtir un caractère collectif et obligatoire, le contrôleur pourra donc demander de vérifier les contrats et les cas de dispense.
- Les remboursements de frais
Tout avantage versé au salarié dans le cadre du travail doit être soumis à cotisations à l'exclusion des sommes représentatives de frais professionnels.
Si la démonstration n'est pas faite que le salarié est exposé à des frais supplémentaires de transport, de repas ou d'hébergement du fait de son activité professionnelle, les frais seront réintégrés dans l'assiette des cotisations.
- Les cadeaux
Les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par l’employeur sont par principe soumis aux cotisations. Toutefois, l’Urssaf admet en application de tolérances ministérielles que, sous certaines conditions, ce type d’avantages est exonéré du paiement des cotisations.
- Les rémunérations non déclarées :
Les écarts entre la comptabilité et les montants déclarés seront réintégrés dans les bases.
Exemple : acompte ou avance non récupérés.
- La réduction Fillon
Le montant de la réduction est obtenu par application d'un coefficient à la rémunération annuelle brute soumise à cotisations. Les régularisations opérées pour d’autres motifs dans la lettre d’observation qui ont une conséquence sur la rémunération brute d’un salarié entrainent le re-calcul de cette réduction.
- Les ruptures de contrats :
Certaines indemnités sont exclues de l’assiette des cotisations, il faut pour cela justifier les calculs, présenter les procédures mises en place.
- Les PEE / PERCO
L’abondement versé par l’entreprise en complément des versements des salariés peut faire l'objet d'une exonération totale de cotisations, sous réserve de remplir certaines conditions.
Ces sommes restent par ailleurs soumises à diverses contributions sociales.
Vous voulez en savoir plus, connaître nos modes opératoires lors des contrôles d'URSSAF? Contacter le cabinet PNM afin de d'échanger avec un de nos experts.
