L’équipe comptable PNM vous propose ici un décryptage de la réglementation sur les logiciels de caisse et les nouveautés 2025.
Depuis septembre 2025, un changement majeur est intervenu pour les commerçants et professionnels assujettis à la TVA : il ne suffit plus d’obtenir une simple attestation de l’éditeur pour justifier la conformité de son logiciel de caisse. Dorénavant, seul un certificat délivré par un organisme accrédité est admis.
Cette évolution marque une étape importante dans la lutte contre la fraude et dans la modernisation des obligations comptables et fiscales, en cohérence avec la généralisation progressive de la facture électronique. Pour les entreprises concernées, il est essentiel de vérifier dès maintenant que leur outil de caisse répond à ces nouvelles exigences. Chez PNM Expertise, nous accompagnons nos clients dans cette mise en conformité et nous allons prochainement proposer une solution logicielle adaptée.
Rappel : qui est concerné par cette obligation ?
L’obligation vise :
- les professionnels assujettis à la TVA,
- qui réalisent des ventes auprès de clients particuliers,
- et qui utilisent un logiciel ou système de caisse pour enregistrer leurs paiements (espèces, carte bancaire, chèques…).
À l’inverse, ne sont pas concernés :
- les assujettis réalisant uniquement des ventes entre professionnels (B to B) où chaque transaction est facturée,
- ceux bénéficiant du régime de franchise en base de TVA (micro entrepreneurs, régimes exonérés).
Un point de vigilance : si vous utilisez un logiciel de facturation intégrant une fonction « caisse », cette fonction doit également être certifiée.
Quelles sont les exigences techniques d’un logiciel certifié ?
La réglementation impose aux éditeurs de garantir que les logiciels respectent quatre conditions fondamentales :
- Inaltérabilité : impossibilité de modifier les données enregistrées sans trace,,
- Sécurisation : protection des enregistrements et suivi des modifications éventuelles,
- Conservation : enregistrement de manière intégrale et cumulative des données,
- Archivage : possibilité de figer les données avec date certaine pour assurer leur intégrité dans le temps.
Seule une certification délivrée par un organisme accrédité atteste désormais de la conformité du logiciel à ces critères.
Calendrier des nouvelles obligations
- Depuis le 1er septembre 2025 : les éditeurs de logiciels doivent justifier qu’une demande de certification a été déposée auprès d’un organisme accrédité.
- À partir du 1er mars 2026 : tous les commerçants et professionnels concernés devront utiliser un logiciel certifié (et non plus simplement attesté).
Cela signifie que si votre logiciel n’est pas encore certifié, vous devez dès à présent vérifier que votre éditeur a bien engagé la démarche officielle de certification.
Ce que cela signifie pour les clients de PNM Expertise
Chez PNM Expertise, nous savons que ces nouvelles obligations s’ajoutent à un environnement déjà dense : obligations fiscales, évolutions sociales, mise en place prochaine de la facture électronique…
C’est pourquoi nous :
- auditons vos logiciels de caisse et de facturation pour vérifier leur conformité,
- anticipons la bascule vers la certification obligatoire,
- et surtout, nous allons proposer prochainement à nos clients une solution logicielle unique, certifiée et compatible avec la future facture électronique.
Notre objectif est simple : vous sécuriser face aux risques de sanctions, tout en vous faisant gagner en efficacité dans la gestion quotidienne de vos encaissements et de vos obligations comptables.
